在大数据、人工智能技术快速发展的大背景下，档案管理正在经历一场全面且深刻的变革，智慧档案馆作为档案管理实践创新所取得的智慧成果，它将物联网、大数据、人工智能技术与数字档案馆相融合，形成了档案管理的智能感知、协同互动、智慧化运营以及以人为本的可持续创新，成为新形势下档案事业发展的必然趋势。

人工智能与智慧档案馆的内在关联

档案管理是针对单位或区域数据开展系统化存储及管理的一项核心工作，不管是人事档案、城市发展档案，还是单位业务档案，都要求对文献资料进行规范归档，借助信息化技术来提高档案管理效率，快速存档、精准分类及高效查阅已然成为行业发展的关键诉求。

2024年3月1日，《中华人民共和国档案法实施条例》正式颁布实施，这为档案管理朝着数字化以及智能化方向发展给予了法律指引，对档案信息化建设起到了有力的推动作用。《“十四五”全国档案事业发展规划》明确指出，应当强化大数据、人工智能等新一代信息技术在数字档案馆建设过程中的应用，以此推动其实现优化升级。目前各地档案馆已开始进行数字化建设，这为人工智能技术的落地应用奠定了坚实的基础。在这样的背景之下，怎样去把握人工智能带来的发展机遇，加速数字档案馆的升级迭代进程，构建新时代的智慧档案馆，成为了档案管理者迫切需要去探索的关键课题。

人工智能，它借助计算机技术达成传统观念里只有人类才可完成的智能性工作，和传统计算机相比，人工智能更侧重于智能模拟，有突出的拟人化特征，它的发展依赖于计算机运算技术及算法的进步。人工智能的核心优势是有高度的理性分析能力，在信息处理效率方面远远超过人工操作，可大幅度缩短处理周期，并且其应用不会受到时间、空间及环境的限制，适应能力非常强，给生产生活带来了诸多便利。在这些便利当中，强大的信息检索能力是其突出的优势所在，它可以迅速提取有效信息并对解决方案进行优化。

智慧档案馆是在数字档案馆之后呈现的高级形态，它将数字档案馆作为基础支撑条件，把新一代信息技术当作核心手段，其运行模式包含全面感知、智能协同及深度融合三方面，根本宗旨是达成档案事业的可持续发展。它的“智慧”特性主要体现在对人工智能技术的深度运用上，人工智能在智慧档案馆建设中发挥着技术引擎的作用。

当前，电子文档的数量呈现出迅猛增长的态势，档案信息资源的总量也在持续不断地扩容，并且呈现出非结构化的发展趋势。如何从海量的数据当中挖掘出有价值的信息，以此来达成档案的精准化管理，已成为当下所面临的核心挑战，借助人工智能构建的智能化文档管理体系，为解决这一难题提供了有效途径。比如，在档案收集的环节当中运用文字及图像识别等技术，可完成对文档内容的精准鉴定。由此看出，推动人工智能在档案管理当中的合理应用，是突破传统局限的关键所在。

人工智能驱动智慧档案馆的构建路径

在智慧档案馆的建设中，人工智能技术已经从档案的收集、整理、存储到利用的整个流程中得到了广泛运用，这些技术的运用实现了海量数据的高效管理，让各环节工作得到简化。同时还提高了档案信息的保密性，有效防范了信息泄露风险，并且可提供智能化及个性化服务，推动数字档案馆向智慧档案馆转变升级。

效率的提升形成了第一重变革

人工智能达成了视觉识别、语音分析及机器学习等功能突破，已超越了传统的人力管理模式，在自主学习进程当中，对于视频、语音、图片等非结构化数据的分析整理效率，要远远高于人类，并且可达成精准识别，极大地提升了工作成效。比如，人工智能技术为电子档案的自动上传与更新提供支持，档案上传之后，智慧管理系统会自行完成分类，还可在平台上发布开放性档案资料，同时设置下载权限来防范篡改风险。

档案信息服务模式也从人工服务转变为网络智能服务，高智能化机器人依靠移动性优势，可以依据访客需求提供即时服务，有效地弥补了工作人员数量方面的不足，达成了服务的人性化与智能化。浙江省档案馆针对档案工作中对图片、音视频的识别和检索难题，率先引进音视频识别技术和AI技术，目前已实现重大活动实时建档、口述档案实时转写、新闻会议音视频实时字幕辅助等数字记录管理新模式。

智能检索的达成构成了第二重变革

传统的档案检索依靠人工操作来开展，耗费时间又消耗人力，并且很难保证检索的全面性。人工智能技术针对档案检索专门打造了高效的解决办法，我国的档案检索是以《中国档案分类法》作为基准，人工分类存在的偏差降低了管理效率。

人工智能检索可精确地辨别资料的相关性与关键程度，还可借助混合检索来优化结果排序，以此保证索引的精准度。它拥有语言加工的能力，可对用户提出的问题进行语义解析，依靠逻辑推理得出答案。通过机器学习能力，可以在模拟分析的过程中挖掘出有价值的信息并将其纳入学习系统，保障信息的时效性与准确性。

另外，它还可感知用户的偏好，实现信息的智能分类与推送，提高服务的有效性。北京市市场监督管理局引入人工智能图像识别和信息抽取技术等，针对档案使用过程中无法直接查找定位身份证明文件等精细化问题，研发了档案图文智能定位与精细化检索工具，实现了对存量数字化图像内容的批量智能自动识别预处理和精确查找定位，目前针对部分类型档案的智能精确检索率已经超过90%。

信息安全的强化属于第三重变革

随着人工智能技术的不断演进，数字档案的安全性有了一定程度的提升，智慧档案馆运用人工智能来模拟人类的感官及思维模式，针对人脸、声音、指纹、视网膜、虹膜等生物特征展开识别加密，只有经过授权的管理人员才可访问。如此一来，在实现便捷管理的情况下，也筑牢了安全防线。

人工智能的监控功能，可以对非法访问行为进行实时预警，有效防范档案丢失。在网络安全方面，区块链技术的应用保障了电子档案的安全传输与存储，降低了安全方面的风险，保证了档案的真实性。面对数据量呈现出的爆炸式增长态势，智慧档案馆依靠云平台达成数字档案资源的安全管理，突破了传统档案馆集中式存储的限制。

人工智能在档案管理应用中的挑战与应对

人工智能在档案管理领域的应用已成为必然趋势，但其仍处于探索时期，面临着诸多风险和挑战，故而需要借助科学的规划以应对。

在数据安全领域，人工智能的深度学习依靠海量数据。在档案管理应用中要收集大量用户数据来优化服务，给用户的信息安全及隐私保护带来了风险，针对此情况，可构建“数据脱敏-权限分级-动态监控”三重防护体系。

对涉及个人隐私的档案信息开展自动化脱敏处理，像隐去身份证号中间的6位数字，依据用户身份和需求设置不同的查阅权限，普通用户只能访问公开档案，科研人员经过申请、审核之后才可以访问涉密档案，借助AI监控系统实时追踪数据访问记录，一旦发现异常操作就立刻冻结账户并触发报警。

在技术集成方面，电子档案管理系统需要把语音识别、图像识别、自动标签及自动分类等多种不同的技术进行整合，而这个集成的过程一般会花费大量的时间及人力，如何实现高效的集成是当下迫切需要解决的问题。例如可通过搭建“档案智能管理中台”，把语音识别、图像分类、自动标签等模块用插件的形式接入，大大缩短了集成周期，并且后续还可单独对其中某一模块进行升级，以便降低维护成本。

在存储容量方面，电子档案的数量不断增长，给系统存储带来了巨大压力。保障存储效能及数据可靠性变得十分关键，可以采用边缘计算和云存储协同的模式，也就是把高频访问的近期档案存于本地边缘节点，以此提升调取速度，而低频访问的历史档案则存于云端，借助动态扩容技术自动增加存储空间。运用数据压缩算法对图像、视频等大容量档案做无损压缩，可节省30%～50%的存储空间。

在人机协作融合领域，人工智能运用于档案工作的目的在于解放劳动力及提升效率，并非是要取代人类，技术本身存在的局限性及服务所有的本质特性决定了人机协同乃是最佳模式。福建省漳州市档案馆积极探索人工智能辅助档案开放审核技术，引入人工智能鉴定辅助系统，辅助人工完成15万条馆藏档案的开放审核工作，成效初显。这样既充分发挥了AI所拥有的高效筛选功能，又依靠人类的专业判断避免了误判情况的发生，形成了“人工智能+人工”的协同模式。

以人工智能技术为依托的智慧档案馆是档案管理发展的方向，运用人工智能技术可达成档案管理的高效与智能。要积极应对技术应用里的各种挑战，以保证其稳定运行及持续发展。随着技术的持续更新迭代，由人工智能驱动的智慧档案馆一定会在档案事业里发挥更关键的作用。

（曹红丽  童红娟（通讯作者）  中国电子信息产业发展研究院）