电子档案作为信息管理的重要环节，正从传统的纸质档案管理向智能化、平台化、数字化的方向进行转型。传统的纸质档案管理在时间、保管方式上均存在一些问题，而电子档案弥补了纸质档案的缺点和不足，不仅提升了工作效率、降低了运营成本和人力成本等，而且承载着点滴记忆和历史。本文探讨电子档案在数字经济中的价值和发展。

电子档案的概念与演进

电子档案指利用信息技术对电子文件进行接收、存储、管理、检索和长期保存的过程，具有真实性、完整性、可用性和安全性等特点。早期的电子档案只是侧重于文件的存储，而当今时代，电子档案从封闭到开放，再到可以云平台共享、协同办公。

电子档案的核心价值

电子档案告别了传统档案管理的存储方式，通过一些信息技术手段进行智能分类、文件搜索快速响应、识别敏感信息，保障归档文件的安全性与可追溯性等，提升了公共服务的效率。同时，大大降低了纸张耗材、存储空间及人力成本等，从而做到提质增效。同时，电子档案确保海量的数据信息能够完整地长期保存，留住了每个阶段的记忆。

电子档案的行业应用

现在很多行业都使用了电子档案，尤其应用于一些体量大的组织。如：政府、金融、医疗、大型制造业、服务行业等。主要体现在降低运营成本、提高工作效率、增加数据安全性、提升客户服务质量四大方面。以下以金融行业为例：

1.降低运营成本

电子档案可以大大降低纸张耗材的成本和存储空间的需求，节约了办公成本和人力成本，整体的运营成本有了显著降低。在金融行业，从总行到分行再到支行，信息档案可以云共享，几秒钟查到所需要的信息，无须线下签字、借阅、送还等复杂的流程。

2.提高工作效率

电子档案系统可以智能分类、自动识别、快速检索及存储大量的数据，减少了人工操作成本，也降低了失误率，归档速度可提升80%以上。通过快速检索的功能，检索代替了实体调阅，在金融行业，可以在几秒钟检索所需要的档案，时间成本降低90%，大大提高了工作效率。

3.增强数据安全性

同一家金融机构存有大量的客户信息，为了保证数据的安全性，电子档案采用了加密技术进行存储，可以追踪查询记录，并严格控制访问来源，通过防篡改技术，确保数据的完整性和可靠性。

4.提升客户服务质量

客户服务质量是金融行业最重要的标准之一，电子档案系统能快速检索客户信息并进行归类，减少客户等待时间，提升服务效率和客户对品牌的忠诚度。

电子档案的问题与挑战

尽管电子档案的发展未来可期，但也会遇到一些问题与挑战。

1.管理制度不规范，缺乏顶层管理的思路

尽管有相关的档案管理规范的基础框架，但是针对体量较大的企业，操作指南仍然不足。

2.人员参与度较低，缺乏主动存档的意识

根据不同的业务活动，缺乏统一强制的元数据方案，工作人员意识不高，对电子档案的规范制度、流程缺乏了解，会出现信息资料滞后、遗漏、不上报的情况，上报信息杂乱无章，无法整合利用。

3.长期保存的技术不足

无论是传统的档案管理还是电子档案，时间永远是保存档案的一个问题。如果电子文件的格式过时，软件迭代就会致使文件无法读取。系统之间相互操作性较差，不同平台归档数据无法互通。因此，需要制定完善的档案管理制度，培养相关档案管理人员和技术人员，对电子档案的信息进行备份并确保安全性。

电子档案的未来愿景

在数字经济时代下，电子档案已经超越了传统的档案管理，他可以为企业管理和社会治理赋能。不断完善的制度、不断迭代的技术、专业的档案人才，三者完美结合，是电子档案发展的基石，也是电子档案发展中不可缺少的三个条件。电子档案不仅提升了管理效率，更是保留了社会记忆。电子档案的推进，也给数字时代赋予了历史使命。我们相信，未来电子档案一定会更安全、更高效、更智慧。

(王行  中国电子信息产业发展研究院)